Інформація
і комунікації є невід’ємною частиною процесів управління, зокрема державного
управління. Якщо раніше механізм державної взаємодії був заснований на
вертикалі відносин громадян та державних органів, то революція інформаційних і
комунікаційних засобів у
ХХІ столітті призвела до необхідності трансформації і реформ системи державного
управління та взаємодії з громадянами, необхідності створення урядових установ,
діяльність яких повністю орієнтована і залежить від участі громадян. Разом
узяті, ці зміни призводять до змін операційного режиму та реструктуризації
уряду. Формування розгалуженого середовища оброблення інформації привело до
нового способу мислення, який повністю використовує переваги інформаційної
технології. Але трансформація уряду не є початково
технічним
питанням і не є цілковитою відповідальністю технічних фахівців. Потрібно
визнати, що трансформація організаційної структури представляє революцію
системи керування, яка стала можливою завдяки сучасній інформаційній
технології.
Визначення
електронного уряду
Е-уряд
(Світовий банк): використання інформаційних і
комунікаційних технологій для підвищення ефективності, економічності і
прозорості уряду і можливості громадського контролю над ним.
Е-уряд
(ООН): уряд, який застосовує ІКТ для здійснення власної
внутрішньої та зовнішньої діяльності. Застосовуючи ІКТ при веденні власних
операцій, уряд не змінює своїх функцій або своїх зобов'язань залишатись
корисним, законним, прозорим та відповідальним. В будь-
якому
разі застосування ІКТ піднімає очікування суспільства щодо виконання урядом
своїх функцій на значно вищий рівень.
Е-уряд
(ЮНЕСКО): електронне управління розуміється як виконання
цього управління за допомогою електронних засобів з метою сприяння ефективним,
швидким і прозорим процесам поширення інформації для громадськості та інших
установ, а також для здійснення
діяльності
державної адміністрації. Електронне управління, як правило, розглядається як
більш широке поняття, ніж електронний уряд, так як це може призвести до змін у
ставленні громадян до влади і один до одного.
Електронне
управління може створити нові концепції громадянства, як з погляду потреб
громадян, так і обов'язків. Його метою є залучення, включення і розширення прав
і можливостей громадян.
Галузі
запровадження електронного управління:
- електронне урядування – відноситься до вдосконалення процесів
управління і внутрішньої роботи державного сектора за допомогою ІКТ;
- електронні послуги – покращення надання державних послуг
громадянам; деякі приклади інтерактивних послуг: запити на офіційні документи,
запити на юридичні документи та сертифікати, видача дозволів і ліцензій;
- електронна демократія передбачає більш широку і активну участь
громадян та залучення в процес прийняття рішень за допомогою ІКТ.
Розвиток
концепції “електронного уряду”
Етапи
розвитку електронного врядування
Перший етап становлення е-урядування
Становлення
“електронного уряду” почалося з присутності державних служб і
організацій в мережі Інтернет. При цьому розсилка паперових документів
поступово замінюється їхньою публікацією на інформаційних веб-вузлах. Громадяни
і працівники інших організацій можуть знайти на них великий обсяг інформації
про режим роботи організації, відповідальних осіб, ознайомитися з нормативними
документами і коментарями до ним.
Другий етап розвитку “електронного уряду”
Цей етап починається зпоявою
електронних форм і процедур обміну інформацією. Вони перетворюють інформаційний
веб-вузол на інструмент взаємодії з громадянами і організаціями, що дозволяє
перенести в Інтернет багато процесів, які раніше розв'язувалися тільки за
допомогою особистого візиту до установи. На цьому етапі для державних служб
стає важливою проблема підтвердження особи користувача. Сьогодні для цих цілей
можуть використовуватися паролі, цифрові сертифікати і смарт-карти. Як правило,
створювані в цей час веб-вузли державних органів
мають
засоби персоналізації і аутентифікації користувачів, пошуку і рубрикації,
зворотного зв'язку і є, таким чином, Інтернет-порталами в сучасному розумінні.
Третій етап становлення е-уряду
На
третьому етапі формується “інформаційна економіка”, що характеризується тим, що найскладніші операції управління,
які залучають багато державних установ, підприємства і громадян, виконуються
повністю в електронній формі. Для того, щоб банківські, виробничі, соціальні,
освітні, медичні та інші інформаційні системи “порозумілися” і при цьому взаємодіяли зрозумілим і зручним чином з
людьми, застосовується спеціальний стандарт – універсальна мова розмітки
інформації XML. Переваги та завдання. Найбільший власник
та оброблювач суспільної інформації – це урядові інститути. Уряд є найбільшим власником суспільної інформації, поширюючи
великі її обсяги у суспільстві. У багатьох країнах, що розвиваються, він є
єдиним творцем релевантної економічної інформації. Відкриття доступу до
інформації для суспільства стало важливою частиною діяльності з надання послуг
громадянам. Уряд також виступає найбільшим
користувачем ІТ у суспільстві і стимулює
розвиток
інформаційного суспільства.
З появою
Інтернету спеціалізовані урядові інформаційні системи – геоінформаційні
системи, бази даних документів та персональної інформації, реєстри підприємств
тощо – стають елементами цифрового уряду. Це дає можливість розширювати урядові
послуги і спростити
механізми
взаємодії влади та громадян, скорочує витрати на надання послуг через створення
системи зворотного зв’язку, коли громадяни можуть брати участь в урядових
процесах управління, писати скарги та пропозиції до місцевих та регіональних
органів влади. Таким чином, формуються партнерські відносини між урядом,
бізнесом та громадянами.
Типовою
урядовою інформацією, доступ до якої можна відкрити в онлайн-режимі, є:
- каталоги послуг та організацій, включаючи контактну
інформацію;
- інформація, необхідна для суспільства і підприємств із метою
сприяння розумінню прав на допомогу уряду і вимог уряду, що впливають на них;
- законодавча інформація, включаючи рахунки, акти, договори,
другорядну інформацію, інформацію про законодавчий статус, парламентські
розклади і записи;
- прес-релізи, звернення та інша суспільна інформація, що
видається міністрами, їхніми службовцями і главами державних офісів;
- щорічні доповіді, корпоративні стратегічні плани та інші документи
типу суспільної звітності;
- доповіді, необхідні для подання в парламент; інформація щодо повноважень
агентств, що впливають на публіку, а також посібники та інші документи,
використовувані в процесі прийняття рішень,
які впливають на суспільство.
Моделі роботи електронного уряду
Рішення “Уряд з урядом” (G2G)
Перша
сфера охоплює взаємодії з урядом, включаючи взаємодії
(i)
рівня центрального уряду з рівнем
місцевого уряду;
(ii)
різних урядових відомств та агентств
один з одним;
(iii)
уряду зі своїм офіційним персоналом,
працівниками тощо.
У цю сферу включено багато адміністративних та управлінських
дій, серед яких:
- збирання, оброблення та використання основної інформації
країни та її регіонів; наприклад, інформації про населення, географію та ресурси;
- збирання та оброблення управлінської інформації про різні
ділові процеси уряду; наприклад, планування, макроекономічне управління,
статистика, громадський порядок, національна оборона, національна безпека;
- внутрішні урядові інформаційні системи управління; наприклад, фінансова,
штатна, система документів, активів, архівів тощо;
- системи підтримки процесу прийняття рішень і системи виконавчої
інформації на різних урядових рівнях.
Виведення
своєї організації в Інтернет – завдання досить просте для будь-якої державної
установи. Набагато важче встановити онлайн-стосунки з громадянами, що дозволяє
оцінити здійснювані операції, управляти контактами з людьми і розширювати їхнє
обслуговування.
Історично
державна інформація про своїх громадян складалася фрагментарно, причому
відомості про кожну конкретну людину зберігалися в різних внутрішньовідомчих
базах даних. Проте, по суті, будь-який контакт державної служби з громадянином,
скоріше за все, є частиною
деякої серії взаємозв'язаних операцій, розтягнутих в часі.
Щоразу,
коли установа і громадянин знову вступають у взаємодію один з одним, у
державної організації є можливість трохи краще пристосувати свою послугу до
потреб людини.
Міські органи
можуть аналізувати великі обсяги інформації, виявляти типові для людини
операції і визначати індивідуальні потреби громадянина, що дозволить їм краще
надавати такі послуги:
- визначення прав на соціальні пільги;
- пошук роботи;
- сплата податків і штрафів;
- продовження ліцензій;
- видача сертифікатів і дозволів;
- запис на прийом до лікаря;
- прийом в школи і університети;
- запис на отримання житла;
- управління дорожнім рухом;
- обробка скарг;
- віртуальні муніципалітети;
- реєстрація виборців.
Найбільший
корисний ефект від створення електронного уряду може бути отриманий за рахунок
тих послуг для населення, які надаються разом з такими послугами, як доступ до
Інтернету і електронна пошта, комерційні портали і веб-вузли електронної
комерції. Успішні проекти електронних державних служб привертають не тільки тих
людей, які вже підключені до Інтернету, але і приводять в онлайн-середовище
людей, які там ще не були.
Рішення “Уряд з підприємствами”. E-закупівлі (G2B)
Ця сфера
є платформою зустрічі і підтримки урядом бізнесу. До неї входять стратегії, вказівки,
правила і директиви, рекомендації, процедури тощо, розроблені урядом для того,
щоб створити юридичне і сприятливе середовище для діяльності підприємств та
їхнього розвитку. Дії в даній сфері містять:
- промислові стратегії, директиви про імпорт та експорт,
реєстрацію з різною метою, оподатковування, працевлаштування, соціальну безпеку
тощо;
- різні ліцензії на підприємницьку діяльність, підтвердження
якості, аутентифікація тощо.
Діяльність
у сфері G2B – це, за своєю суттю, послуги, надавані урядом підприємствам.
Їхньою метою є формування гарного підприємницького та інвестиційного клімату і
створення рівного та конкурентного ринку. Це допомагає підприємствам і,
зокрема, дрібним підприємствам приєднатися до ринкової конкуренції і вийти на міжнародні
ринки. G2B надає всі інформаційні послуги, наявні в уряді, і робить це в
онлайн-режимі.
Підприємства
з урядом (B2G)
Сфера
охоплює дії підприємств стосовно уряду. До них належать:
- сплата податків відповідно до законодавства;
- надання даних, інформації та статистичних даних, що
вимагаються урядом;
- одержання тендера на урядові проекти;
- надання товарів і послуг уряду;
- одержання допомоги уряду і лобіювання, а також звернення щодо труднощів,
наявних у бізнесі;
- внесення пропозицій та ідей для уряду щодо поліпшення послуг останнього
для підприємств.
Рішення “Уряд із громадянами” (G2C)
Причиною
неефективності в державному управлінні була наявність окремих
загальнонаціональних баз даних, таких як: для резидентів, земельних ділянок,
транспортних засобів та податків. Наявність окремих баз даних означає, що
громадяни повинні зайвий раз реєструватися, виконувати багато паперової роботи
для різних сертифікацій і кілька разів відвідувати державні установи.
Портал
G2C представляє собою єдине вікно, через яке громадяни і бізнес можуть отримати
доступ до різних державних служб, використовуючи кілька каналів зв’язку.
У цій
системі уряд надає різні послуги, в тому числі видачу різних сертифікатів,
консультації, обробку прохань громадян, електронні платежі і поширення урядової
інформації. Багатоканальний підхід є необхідним для забезпечення максимально
широкої участі громадян та бізнесу в сфері електронного уряду, оскільки різні
групи населення будуть мати різні рівні доступу до даних каналів. Наприклад,
сільські жителі в меншій мірі мають доступ до електронних каналів (наприклад,
Інтернет, електронна пошта, мобільний зв'язок, цифрове телебачення), ніж міське
населення
Таким
чином, першою послугою, яку уряд надає громадянам, має бути надання основної
інформації, а саме:
1. Які
правила, процедури та адміністративні або управлінські галузі займаються якими
урядовими справами? Де громадяни можуть одержати коректну інформацію або
допомогу в їхній ситуації?
2.
Інформація про суспільну та спільнотну безпеку, включаючи те, що потрібно
робити під час природних лих, таких як потоп або пожежа тощо.
Послуги,
які уряд надає громадянам, також включають суспільні послуги, такі як
(i)
створення і благоустрій шкіл, лікарень,
бібліотек і парків відпочинку;
(ii)
послуги цивільної реєстрації, серед яких
народження і смерть, шлюб і розлучення, видача посвідчень водія, реєстрація
міграції, автомобільного транспорту – лише деякі з повного списку.
Рішення “Громадяни з урядом” (C2G)
До цієї
сфери належать дії, схожі на дії у сфері B2G, а саме:
- податки та інші платежі, потрібні/необхідні відповідно до
законів і вказівок;
- форми та інформація, що вимагаються урядом для деяких послуг, надаваних
підприємствами, та для урядових послуг;
- штрафи та інші платежі за суспільні послуги;
- послуги, що вимагаються громадянами в умовах надзвичайних ситуацій,
такі як пожежна служба, швидка медична допомога, допомога при крадіжках та
інших злочинах;
- пропозиції та рекомендації щодо гарного ведення справ і участь
у процесі прийняття рішень.
Ця сфера
електронного управління створює ефективний канал для громадян, що дає
можливість участі в розробленні національної, регіональної або місцевої
стратегії та процесах уряду з прийняття рішень.
Вона має
потенціал стимулювання встановлення нових партнерських відносин між урядом і
громадянами. Через цей канал уряд може краще зрозуміти, чого хочуть громадяни
щодо кращої якості послуг і досягнення ефективного рівня управлінських дій.
Інші
можливі моделі
Уряд-працівникам (G2E)
Складається
з ініціатив, які полегшують управління державними службами і внутрішній зв'язок
з державними службовцями. Приклад – онлайн-система управління людськими
ресурсами.
Уряд-уряду (G2G)
Дає
можливість онлайн-комунікацій і обміну інформацією між державними відомствами
чи установами в рамках комплексних баз даних.
Уряд-некомерційним організаціям (G2N)
Уряд
надає інформацію некомерційним організаціям, політичним партіям та громадським
організаціям.
Некомерційні організації – уряду (N2G)
Дає
можливість обміну інформацією і зв'язки між урядом і некомерційними організаціями,
політичними партіями та громадськими організаціями.
Стратегії,
оцінка готовності, стандарти Незалежно від
величини установи або відомства залучення людей до онлайн-служб є стрижнем
будь-якої розумної стратегії в галузі
електронного
уряду. Організовуючи нову електронну службу або виводячи в Інтернет вже існуючу
традиційну службу, організаціям необхідно:
- у найкоротші терміни вийти в Інтернет і адаптуватися до зміни умов;
- залучити до Інтернету громадян за допомогою успішно проведених
веб-презентацій;
- надавати персоніфіковані корисні послуги, доступні з
будь-якого пристрою, роблячи тим самим цю операцію цікавішою і легшою для
громадян;
- забезпечувати високий рівень безпеки;
- інтегрувати і автоматизувати процеси управління для досягнення
максимальної ефективності;
- прискорювати ухвалення ділових і політичних рішень за допомогою
аналізу в режимі реального часу;
- прогнозувати майбутні потреби громадян;
- знижувати витрати на супровід інформаційних технологій, використовуючи
перевірену архітектуру;
- знижувати ризики, застосовуючи рішення, забезпечені технічною підтримкою,
і відкриті стандарти.
Розуміння невдач реформування в інформаційну епоху
Існує
декілька пояснень, чому проекти е-врядування часто є невдалими. Втім, ключовим
чинником залишається ставлення і дії відповідальних державних працівників, як політиків,
так і менеджерів. На основі їхніх оцінок було сформовано модель “4І” – різні
підходи до
реформування
в інформаційну епоху.
Підхід “Ignore” (ігнорування)
Державні
службовці непоінформовані про ІТ й інформаційні системи, тому не розглядають їх
як засіб реформування. Витрати на ІТ мінімальні або немає. Цей підхід все ще
існує в багатьох індійських державних організаціях. Іноді комп’ютери є, але
вони не використовуються і виконують функцію дорогих друкарських машинок.
Підхід “Isolate” (ізоляція)
Державні
службовці залишаються комп’ютерно-неграмотними і мають нестачу розуміння ролі
інформації. Вони, проте, обізнані про ІТ і їхній потенціал. Відтак інвестиція в
ІТ входить в реформування, але розглядається як окрема відповідальність
“комп'ютерних експертів”. Це
переважно
пов'язано з автоматизацією.
Підхід ”Idolise” (ідоли)
Державні
службовці стали напівграмотними. Вони використовують комп'ютери і обізнані про
потенціал ІТ. Вони вважають, що ІТ можуть перетворити урядову справу. Вони ледь
обізнані, що інформація – це щось важливе. Громадський сектор наповнюється
ІТ-проектами.
Підхід “Integrate” (інтеграція)
Державні
службовці стали інформаційно грамотними. Вони визнають інформацію як ключовий
організаційний ресурс, який є центральним для всіх урядових функцій. ІТ мають
вторинну роль: вони розглядаються як цінність для досягнення інших цілей
реформування, а
на самі
по собі. ІТ повністю інтегровані в процес організаційних змін.
Перешкоди на шляху створення електронного уряду
- Інституційні/операційні
- Управлінські
- Галузь політики/планування
- Витрати на технологію і інфраструктуру
- Нестача здібностей здійснювати великомасштабні ІТ-проекти
- Нестача координації і/або стратегічного планування
- Нестача ресурсів на підтримку роботи в режимі “24 години на добу і 7 днів на тиждень”
- Недостатнє розуміння важливості
- Завдання управлінцями вищої або середньої ланки
- Недостатня комплексність і тривалість заходів/ програм
- Нестача інноваційних ініціатив у державному секторі
- Очікування не відповідають реальному оточенню управлінців
- Відсутність державної політики
- Організаційні/культурні суперечності
- Сумніви і опір серед лідерів
- Організаційні/культурні суперечності
- Нестача інституційної підтримки
- Опозиція з боку працівників і профспілок
- Місцеві уряди і муніципалітети у разі неактивної ролі стають “вузьким місцем”
- Погане управління інформаційними потоками, небажання департаментів обмінюватися даними, погане поводження з чутливими даними
- Застарілі правові рамки для інновацій і залучення приватного сектора
- Недостатня комплексність і тривалість заходів/програм
- Відсутність державної політики
- Погане управління інформаційними потоками, небажання департаментів обмінюватися даними, погане поводження з чутливими даними
- Опозиція з боку працівників і профспілок
- Визначення пріоритетів і початок роботи
- Недостатньо просто комп’ютеризувати наявні робочі процеси просто
- з метою збільшення оперативності або економії засобів. Самі процеси і структури, а також організації, у контексті яких вони існують, повинні бути змінені.
Пріоритет економічної вигоди
Проекти
електронного управління, які принесли велику економічну вигоду, забезпечили
такі її аспекти:
- збільшення доходу;
- поліпшення фінансового управління;
- поліпшення ресурсів і менеджменту планування;
- створення кращої маркетингової та інвестиційної атмосфери.
Пріоритет
соціальної вигоди
Проекти
електронного управління, що приносять явну соціальну користь, включають:
- поліпшення якості послуг, надаваних громадянам;
- зміцнення правоохоронних органів і громадського порядку;
- поліпшення суспільної освіти і систем управління питаннями культури;
- поліпшення охорони здоров'я;
- захист навколишнього середовища та інформаційні системи з питань
навколишнього середовища.
Пріоритет
вигоди уряду
Інформатизація
є потужним інструментом, що здатний не тільки зробити уряд кращим, а й
трансформувати його. Проекти електронного управління приносять таку користь
уряду:
- підвищення ефективності та оперативності істотних робочих процесів
уряду;
- збільшення прозорості і посилення боротьби проти корупції;
- розвиток урядової інформації.
Стандарти
урядових інформаційних систем зазвичай складаються зі
стандартів
даних, технічних стандартів, стандартів методики і стандартів безпеки.
Оцінка
проектів електронного врядування.
Модель CIPSODA
Враховуючи,
що системи електронного управління – це інформаційні системи, ми можемо
спиратися на наступну модель, яка розглядає електронний уряд з погляду його інформаційних
завдань.
Розглянемо
модель на прикладі електронної податкової системи:
1. Capture (отримання): збір вихідних даних, необхідних для системи електронного
уряду. Платник податків отримує основні дані про різні джерела доходів.
2. Input (введення): введення даних в систему. Платник податків вводить дані в
електронну форму на веб-сайті податкового відомства.
3. Process (процес): зміна даних за допомогою розрахунків, класифікації, відбору і
т.д. E-податкова система використовує різні податкові ставки для різних типів
доходу для розрахунку загальної податкової заборгованості.
4. Store (збереження): зберігання необроблених і оброблених даних у системі.
E-податкова система зберігає всі подробиці введених і розрахованих податків для
кожного платника податків.
5. Output (вихід): видача оброблених даних. Загальна сума податку розраховується
і відображається для платника податків.
6. Decision (рішення): якщо оброблених даних достатньо, вони використовуються для
прийняття рішень. Платник податку визначає, чи буде оскаржувати або приймати
розрахункові суми податку.
7. Action (дія): реалізація рішення. Якщо все добре, то платник податків дозволяє
виплату податкової заборгованості.
Модель ITPOSMO
1. Інформація: формальна інформація, що знаходиться у цифровій системі, та
неформальна інформація, що використовується людьми, які пов'язані з системою.
2. Технологія: в основному зосереджена на цифрових IT, але також може
охоплювати інші технології обробки інформації.
3. Процеси: заходи, що здійснюються відповідними зацікавленими сторонами,
для яких електронний уряд працює як система й інформаційні процеси.
4. Цілі та цінності: часто найважливіший аспект, оскільки цілі охоплюють питання особистого інтересу та
організаційної політики, і який можна розглядати як поєднання формальних
організаційних стратегій; цінності охоплюють
культуру: те, що зацікавлені сторони відчувають, правильні і неправильні
способи діяти.
5. Кадрове
забезпечення та навички: відноситься до числа працівників, що
беруть участь в системі електронного уряду, компетенція працівників та інших
користувачів системи.
6. Системи управління і структури: загальна система управління, необхідна для організації роботи
та використання системи електронного уряду, а також те, яким чином зацікавлені
відомства/групи
структуровані, як офіційно, так і неофіційно.
7. Інші ресурси: наприклад, час і гроші, необхідні для реалізації та експлуатації
системи електронного уряду.
Розробка структурованих систем електронного
управління
Розроблення
систем електронного управління дає організації можливість максимізувати
переваги, одержувані від виникаючих технологій. Отримані переваги охоплюють
спектр від нового розуміння стратегічного бачення роботи організації до
детального планування та
оптимального
використання нових технологій. Але можливо досягти як короткочасної, так і
довгострокової вигоди.
Після
затвердження прибуток від інвестицій у впровадження розробок систем
електронного управління забезпечує не тільки продуктивність і якість, а й
довгостроковий успіх організації.
Припускаючи,
що проект електронного управління здійснюється нормально і злагоджено, він може
включати такі загальні фази:
- ініціація проекту;
- аналіз вимог, включаючи аналіз роботи, оцінка існуючих системних
компонентів, ідентифікація проблем та аналіз можливості застосування альтернативних
підходів; логічне
розроблення,
включаючи реорганізацію потоку робочих процесів, і розроблення архітектури
системи;
- фізичне розроблення, включаючи специфікації технічного та програмного
забезпечення і засоби комунікацій, дизайн і схему проводки мережі, а також
безпеку системи;
- впровадження, включаючи встановлення баз даних, механізму введення
даних і розроблення програмного забезпечення для прикладних програм;
- функціонування, включаючи злиття системи з нормальним робочим
оточенням, відновлення даних та обслуговування системи;
- оцінка ефективності після запуску.
Існує
багато різних способів визначення фаз життєвого циклу процесу розроблення
інформаційної системи. Але всі їх можна спростити до трьох головних стадій:
аналіз, розроблення і впровадження. Всі ці три стадії оточені (їм передують і
за ними ідуть інші) ініціацією проекту та його перевіркою. До того ж, всі ці
дії включають адміністративні завдання планування, створення графіка роботи і
контролю.
Інформаційна структура
Електронне
управління не можна впровадити лише за допомогою інфраструктури обміну даних.
Досягнення довіри та упевненості в електронних операціях також необхідне для
переконання громадськості в тому, що право на приватне життя людини захищене і
що операції, які виконуються кожною людиною, мають безпечний характер. З цією
метою
необхідно
поряд із впровадженням УІС встановити механізми безпеки, такі як ідентифікація
та цифрові підписи.
Щодо
конвертації інформації у цифровий формат, першочерговою стає загальна
інфраструктура у зв’язку зі змістом інформації в таких галузях, як електронні
записи і портали, і вона є надзвичайно важливою.
До того
ж, електронна оплата є незмінним інструментом для проведення операцій в режимі
онлайн. Інфраструктура, що має зв’язок з обслуговуванням інформації і
фундаментальне значення для впровадження електронного управління, називається
“інформаційною
структурою”.
В наступних розділах буде подано низку важливих структур інформаційного
простору (інформаційної структури). До слова, багато урядів працюють над
створенням загальної інформаційної структури для того, щоб сприяти розвитку
електронного управління
Інформаційна структура: електронний облік
Електронні
записи необхідні для виконання обліку операцій у державних установах. Записи
створюються у цифровому вигляді із
застосуванням
різноманітних пакетів текстового редагування, бази даних і графіки.
- вони можуть мати різні способи передачі на екрані і за
допомогою різних принтерів, плоттерів або факсових апаратів;
- їх можуть зберігати локально, копіювати, розповсюджувати і модифікувати
різні автори, до того як вони стають записами. Їх також можуть продовжувати
модифікувати і використовувати повторно після того, як вони досягли
відповідності з критеріями статусу запису.
Наразі
існує кілька видів вихідних форматів, які підтримують основні характеристики
електронного запису. До них відносяться:
- tiff – формат обміну даних, що орієнтований на
образи і використовує піксельні технології;
- postscript – загальна мова вводу
для опису процесу верстки для принтерів;
- PDF – спеціально розроблена мова для запису
форми (або передачі) електронних документів;
- SGML – найкращий із форматів, що пов’язані із
записом структури і змісту інформації.
Листи, що
надходять електронною поштою, також стають електронними записами і повинні бути
взяті на облік.
Інформаційна структура: ідентифікація та цифровий
підпис
Коли
організації переводять свої бізнес-операції в режим он-лайн, то найважливішими
вимогами стають безпека і довіра. А значить, розпізнання особистості індивіду або
ж цілої організації виходить на перший план. Цифровий підпис як механізм, що
прискорює операції,
зберігає
кошти, зменшує обсяг використовуваного паперу і покращує безпеку здійснення
тієї чи іншої операції, широко застосовується як фундаментальний компонент
ведення бізнесу в кіберпросторі. Цифровий підпис забезпечує цілісність даних і
доказ оригіналу (неможливість
відмовитися
від авторства).
Цифровий підпис
представлений у комп’ютері у вигляді ряду бінарних цифр. Він обчислюється з використанням таких правил і
наборів параметрів, згідно з якими можна перевірити особу, що підписала, і цілісність
даних. Цифровий підпис робиться з використанням криптографічної технології, що
відома як криптографія відкритого
ключа, на
основі унікально зв’язаних пар цифр, де один ключ застосовується для створення
підпису (приватний ключ), а другий – для підтвердження підпису (відкритий
ключ).
В основі
цифрового підпису лежать два процеси: генерування підпису і перевірка підпису.
При генеруванні підпису застосовується приватний ключ для отримання цифрового
підпису. В процесі перевірки підпису використовується відкритий ключ, який
відповідає приватному
ключу.
Інформаційна структура: портал
За
допомогою порталу організація може надавати інформацію, додатки і послуги в
єдиній консолідованій програмі перегляду (браузері). Портал забезпечує
безпечний та індивідуальний перегляд багатьох мережевих ресурсів та
інтерактивних послуг. Він пропонує єдину точку доступу до критичної інформації
і головних додатків, що є необхідними
для індивіда
в його повсякденних ділових операціях в цій організації. В цьому розумінні
портал стає інтерфейсом між урядом і громадянами.
Фактично,
з приходом ери інформації та розвитку електронного управління взаємодія між
урядовими агентствами, а також між урядом та його громадянами, переходить з
традиційної площини, що включає офіси, каси, контори, консьєржів і т.п., до
площини електронної, тобто
порталів.
Головним
правилом введення порталу в дію є збільшення релевантності послуг щодо потреб
клієнтів. Тобто потреби різних користувачів і груп користувачів необхідно
розглядати індивідуально.
Забезпечення
ефективнішого доступу до специфічної інформації або програмного додатку може
привнести відчутну різницю в результати роботи користувача чи його досвід
роботи користування послугами. Якщо портал не досягає цих цілей для критичної
кількості користувачів, то він стає нічим іншим, ніж дорогою і непотрібною
річчю.
Роль порталу
Урядовий
портал є багатофункціональним інструментом, за допомогою якого відкривається
доступ до багатьох комунікацій і послуг. Урядові портали можуть надати безліч
можливостей, включаючи:
- об’єднання внутрішніх документів і подачу зовнішнього змісту в
одне або більше сховищ;
- відкриття доступу до змісту через пошукову машину;
- реалізація інтерфейсу користувача шляхом управління процесом презентації;
- забезпечення індивідуалізованого доступу для користувачів;
- забезпечення об’ємних і надійних рамок для компонентів і точок
доступу порталу;
- дозвіл для точок доступу мати доступ до даних компанії й
логіки побудови бізнесу за допомогою технології інтеграції;
- забезпечення єдиного механізму прописки для інтегрування доступу
та авторизації;
- забезпечення співіснуючих і взаємопов’язаних багаторазових запусків
порталу;
- надання різних видів централізованого і делегованого
управління та адміністрації;
- підтримка низки сумісних механізмів.
Управління контентом
Управління
контентом встановлює суть сучасного поняття електронного управління. Управління
контентом є способом зробити електронне управління справжнім і дієвим, оскільки
воно може допомогти всім учасникам отримати доступ до необхідної інформації та
операцій
в потрібний час.
Управління
контентом є протилежністю сьогоднішній інформаційній плутанині. Організатори
вносять все більше даних на сайти для забезпечення потреб користувачів.
Управління контентом може організовувати і спрямовувати інформацію, а також
контролювати її.
Управління
контентом спрямоване на вирішення питання, як можна надати певної цінності й
сутності одиниці інформації. Системи управління контентом створюють і
розпоряджаються інформацією, а також присвоюють їй дані, що можуть бути
необхідними для встановлення їхньої цінності.
Цінність
контенту ґрунтується на поєднанні його первісної зручної для використання
форми, а також додатку, доступності, застосування, користі, впізнаваності
бренду та унікальності. Управління контентом – це процес збору, управління і публікації
інформації та наборі функцій для низки цільових аудиторій.
1. Для
збору контенту організації необхідно створити систему, що ефективно фіксує
інформацію і набір функцій, якими організація бажає поділитися. Також система
повинна забезпечувати правильність і зв’язність прикріплення контенту як
частини загальної
схеми
контенту компанії.
2. Для
управління контентом організації необхідно створити систему для збереження та
організації інформації і набору функцій поза будь-яким конкретним каналом
передачі. Важливо забезпечити легкість пошуку і відновлення організованого
контенту, що зберігається.
3. Для
публікації контенту організація повинна створити систему для складання і
доставки правильної інформації і набору функцій шляхами, яких очікує аудиторія
компанії і на які вона відреагує позитивно. Система видання повинна управляти
всебічним веб-сайтом та іншими публікаціями, які організації необхідно надати.
Головні вимоги до управління контентом
Система
управління контентом має бути досить гнучкою для того, щоб управляти контентом
в рамках невеликих проектів на рівні робочої групи, а також в рамках процесів
масштабу загальноорганізаційного. Не менш важливою також є можливість швидко
встановлювати
функціональне
середовище з найменшими зусиллями щодо його експлуатації. До того ж, система
управління контентом повинна зробити інформацію максимально доступною для того,
щоб громадяни і роботодавці могли приймати рішення, що ґрунтувалися б на
реальних
даних. Це
загальні вимоги до управління змістом. Наступні ключові вимоги можуть бути
внесені до поля нашого уваги для ініціатив електронного управління:
1.
Швидкість запуску.
2.
Можливість публікації матеріалів і конвертації їх з початкових форматів.
3.
Можливість автоматизації процесу публікації за допомогою шаблонів, із
застосуванням знайомих інструментів.
4.
Потреба в прямих внесках від робочої сили, що знаходиться в різних географічних
регіонах.
5.
Підтримка функцій закінчення строку дії, архівації та пошуку.
6.
Підтримка моделі безпеки, що надає потрібний контент потрібним людям.
7.
Підтримка великої кількості користувачів.
8.
Відкрита технологія, що базується на стандартах промисловості.
9.
Рішення, яке варте вкладених у нього грошей.
Управління документами
На
сьогодні процес управління документами включає додаткові функції, серед яких:
- відстеження версій для перевірки того, як змінюються документи
з часом;
- спільне використання документів для перевірки того, як
початково і повторно використовується документ в різних бізнес-проектах;
- електронний огляд для надання користувачам можливості додавати
документи до конкретного документа без зміни початкового документа;
- система безпеки документів для зміцнення контролю доступу для користувачів
до різних документів;
- управління процесом публікації для здійснення контролю за передачею
документів у реєстри різних публікаційних процесів;
- інтеграція у виробничому процесі для зв’язку циклу існування документів
з людьми, проектами і планами.
Управління процесом зберігання інформації
Перед
організаціями стоїть завдання коректного управління надзвичайно великою
кількістю ділових даних, що генеруються електронними додатками та операціями.
Потреба у засобах для зберігання викликана напливом інформації. Щоб зберігати конкурентноспроможність
у сучасному динамічному світі бізнесу, організація повинна іти в ногу з
вимогами зростання можливостей зберігання інформації.
Управління знаннями
Міські організації
все більше покладаються на свої інтелектуальні активи на протилежність
матеріальним, якими вони управляють. Рішення з управління знаннями стають
ключовими у побудові та підтримці інтелектуальних капітальних активів та
застосуванні їх для створення
економічних
цінностей. Рішення у сфері управління знаннями дають можливість індивідам,
командам людей і цілим спільнотам досягати набагато більшого у створенні,
фіксації, передачі та оволодінні знаннями.
В умовах
сучасної економіки, рушієм якої є інформація, організації вбачають набагато
більше цінності у своїх інтелектуальних активах, ніж в активах фізичних.
Управління знаннями допомагає підтримувати ті знання, якими необхідно
поділитися, якщо вони стануть основою для співпраці. Більше того, управління
знаннями допомагає організації
зробити
наступне:
- стимулювати інновації;
- сприяти розвитку співпраці;
- заохочувати і використовувати можливості навчання;
- збільшити соціальний капітал;
- залучати і зберігати людський капітал;
- створювати і використовувати структурний капітал;
- відкривати можливість електронного управління;
- збільшити продуктивність;
- ділитися найкращою практикою і процесами;
- забезпечити лідерство і прийняття рішень;
- збільшити рівень задоволення клієнтів;
- створити конкурентноспроможну перевагу і ринкову диференціацію.
