Практ. роб. 2 «Характеристики документообігу»

Завдання. Самостійно створити презентацію за таким  сценарієм.

СЦЕНАРІЙ ПРЕЗЕНТАЦІЇ 

«Характеристики та зміст документообігу»

Слайд 1. Заголовок(розмір: 49 пт): Що таке документообіг?(одразу створіть пароль і збережіть цей файл). Підзаголовок(розмір: 38 пт): П.І.Б учня(-иці), котрий створює презентацію, клас, час та дата створення. Ілюстрації: зразки електронних заяв випускників на здачу ЗНО. Анімація для переходу на другий слайд.

Слайд 2. Заголовок: Яке означення документообігу? Текст(розмір: 22 пт): Означення документообігу знайти в Вікіпедії. Ілюстрації: схему документообігу в установі взяти з Інтернету. Анімація для переходу на третій слайд.

Слайд 3. Заголовок: Які якісні характеристики притаманні процесам документообігу? Текст: Документообіг  має бути: 1)ефективним, динамічним, надійно захищеним та легалізованим; 2)містити мінімум несуттєвої  інформації на паперових та електронних носіях; 3)прозорість траєкторій  руху документів в установі; 4)максимальна швидкість створення і проходження документів згори вниз і навпаки; тощо. Ілюстрації: зразки журналів реєстрації вхідної і вихідної документації в установі. Анімація переходу на 4 слайд.

Слайд 4. Заголовок: Які  причини колізій  під час  документообігу? Текст: Проблеми в документообігу виникають з таких причин: 1)різні інтереси людей, що їх створюють і опрацьовують; 2)процеси, що спричиняються документообігом, зміна статусу допуску або секретності;  3)ресурси, які актуалізуються під час документообігу; 4)закони, які гальмують розвиток документообігу. Ілюстрації: схеми документообігу в обласних адміністраціях.

Слайд 5. Заголовок:  Що означає термін «історія документа»? Текст: Історія документа  - це впорядкована хронологія дат подій та процесів, які проходить документ під час документообігу; від  процесу реєстрації, процесу опрацювання, процесу погодження, до дати здачі його в архів на збереження або дати його знищення. В історії документу зазначається список статусів та реквізитів, які були присвоєні  документу під час документообігу, а також зазначається список  осіб, котрі опрацьовували документ. Ілюстрації:  зразок електронної форми, за якою реєструється вхідний документ. Анімація для переходу на 6 слайд.

Слайд 6. Заголовок: Що означає термін: «реквізити документа»? Текст: Реквізити — це сукупність супроводжуючих характеристик і пояснювальних елементів, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів становить формуляр документів. До реквізитів документів  належать: статус(для службового використання(ДСК); таємно(Т)), дата підпису, підписи погодження, адреса установи, заголовок, вхідний номер, адресат, кількість аркушів, короткий опис, штрих-код, тип документа, відбитка печатки, тощо.   Ілюстрації: Зразки  реквізитів документів державних установ. Анімація для переходу на 7 слайд.

Слайд 7. Заголовок: Що означає термін: «обов’язкові реквізити документа»? Текст: Назва організації; Назва виду документа; Дата документа; Реєстраційний індекс документа; Текст документа; Підпис. Якщо у документі відсутній або неправильно оформлений один із цих реквізитів, документ втрачає чинність, не має юридичної сили. Ілюстрації: зразки обов’язкових реквізитів оригіналу документа.

Слайд 8. Заголовок:  Що означає термін: «види реквізитів документа»? Текст:  Реквізити бувають таких видів: постійні; змінні. Постійні реквізити наносять, коли виготовляють стандартну форму чи бланк документа, а змінні - під час його складання. Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту - це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.  Ілюстрації: зразки постійних реквізитів на документах. Анімація для переходу на 9 слайд.

Слайд 9. Заголовок(з анімацією):  З яких об’єктів складаються постійні реквізити документа? Текст: Перелік постійних реквізитів документа: Постійні реквізити розміщуються на бланках та формулярах, шаблонах і містять : ПР1 - Державний герб України; ПР2 - Емблема організації чи підприємства; ПР3 - Зображення державних нагород; ПР4 - Код підприємства, установи, організації;  ПР5 - Код форми документа; ПР6 - Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа; ПР7 - Повна назва установи, організації або підприємства — автора документа; ПР8 - Назва структурного підрозділу; ПР9 – Довідкові відомості про установу, які містять: індекс підприємства зв’язку, пошта і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку, адрес електронної пошти. Розміщується нижче найменування установи або структурного підрозділу у верхньому лівому кутку. ПР10 – Назва виду документа(штрих-код). Ілюстрації: зразки реквізитів на документах. Анімація для переходу на 10 слайд.

Слайд 10. Заголовок(з анімацією):  З яких об’єктів складаються: змінні реквізити документа?  Текст: Перелік змінних реквізитів документа: ЗР1 – Дата ; ЗР2 – Індекс документа; ЗР3 – Посилання на індекс вихідного документа; ЗР4 – Місце складання документа; ЗР5 – Гриф обмеження доступу до документу; ЗР6 – Адресат; ЗР7 - Гриф затвердження; ЗР8 — Резолюція; ЗР9 - Заголовок до тексту документа; (короткий зміст); ЗР10 - Відмітку про взяття документ; ЗР13 – Підпис; ЗР14 - Гриф погодження; ЗР15 — візи документа; ЗР16 - Відбиток печатки; ЗР17 - Відмітка про засвідчення копії документа; ЗР18 - Прізвище виконавця і номер його телефону; ЗР19 - Відмітка про виконання документа; і направлення його до справи; ЗР20 - Відмітка про наявність документа; в електронній формі; ЗР21 - Відмітка про надходження (рестрації) документа; до організації; ЗР22 - Запис про державну реєстрацію.  Ілюстрації: зразки змінних реквізитів на документах. Анімація для переходу на 11 слайд.

Слайд 11. Заголовок: Що означає реквізит: адресат документа?  Текст: Адресати документа – це установи, їх структурні підрозділи, конкретні посадові особи, громадяни, яким відправлиться докуммент.  Документ не повинен мати більше чотирьох різних адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставлять. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складають список цих адресатів на окремому аркуші, а на кожному документі зазначають тільки один адресат у верхній частині сторінки праворуч. Кожний елемент пишеться із середини нового рядка з великої літери. Адреса, за новими вимогами, вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової чи приватної особи У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи найменування пишуть у називному відмінку.  Ілюстрації: зразки адресатів на документах. Анімація для переходу на 12 слайд.

Слайд 12. Заголовок(з анімацією): Що означає реквізит: резолюція документа?  Текст: Резолюція, яку ставить на документі посадова особа, містить такі обов'язкові елементи: прізвище конкретного виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення щодо виконання документа, термін виконання, особистий підпис керівника, дату. Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в резолюції першою. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. У лівому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Ілюстрації: зразки резолюцій на документах. Анімація переходу на 13 слайд.

Слайд 13. Заголовок(з анімацією): Що означає реквізит: резолюція-підтвердження документа?  Текст: Резолюцію-підтвердження пише керівник, якщо документ не вимагає ніяких дій від заступників та колективу Керівник передає секретареві документ, супроводжуючи його резолюцією: "До наказу", "До протоколу", "До керівництва", "До виконання" тощо, залежно від того, в якому внутрішньому документі установи буде враховано його зміст. У такій резолюції зазначають підпис керівника і дату. Термін виконання не вказують, бо така резолюція передбачає виконання документа шляхом негайного створення відповідного внутрішнього документа установи. Ілюстрації: зразки підтверджених резолюцій на документах. Анімація для переходу на 14 слайд.

Слайд 14. Заголовок(з анімацією): Що означає реквізит: резолюція-відповідь документа? Текст: Резолюцію-відповідь пише керівник у випадку, коли документ надходить до установи з кур'єром і вимагає негайної відповіді, особливо якщо відповідь негативна. Містить: основний текст, дату, підпис, назву посади відповідальної особи, яка розглядала документ і приймала рішення. За обсягом ця резолюція більша за попередні, але коротша за лист - відповідь, хоч подібна за змістом до нього: "На жаль, змушені Вам відмовити з причини...", "Не заперечуємо", "Про результати і вжиті заходи повідомте додатково", "Слід розглянути питання детальніше й доповісти в тижневий термін" тощо.    Ілюстрації: фото зразків резолюцій на зовнішньому документі.  Анімація для переходу на 15 слайд.

Слайд 15. Що означає реквізит: резолюція-розгляд документа?Текст: Резолюцію-розгляд пише керівник, якщо документ потребує вжиття заходів чи розгляду колективом установи. Резолюція складається з таких елементів: прізвища та ініціалів виконавця, якому відправлено документ; вказівки про порядок виконання документа; терміну виконання документа; особистого підпису керівника; дати. Резолюції цього виду формулюються так: "Підготувати відповідь до...", "Вжити заходів", "Зробити висновки", "Розглянути питання", "Обговорити на засіданні..." тощо.  Ілюстрації: фото зразків резолюцій на документі по установі. Анімація для переходу на 16 слайд.