Практична робота 3. «Створення і рух документа»

Практична робота 3. 
«Єдині вимоги створення і руху управлінських документів»

Завдання. Самостійно створити презентацію згідно сценарію.

СЦЕНАРІЙ ПРЕЗЕНТАЦІЇ  
«Створення і рух документа»

Слайд 1. Заголовок(розмір: 45 пт): Які вимоги до документа? (Ви одразу створіть пароль і збережіть цей файл). Підзаголовок(розмір: 39 пт): П.І.Б учня(-иці), котрий створює презентацію, клас, час та дата створення. Ілюстрації: зразки електронних заяв випускників на здачу ЗНО. Анімація для переходу на другий слайд.

Слайд 2. Заголовок: Який зміст має бути в означенні поняття документа? Текст: В Україні офіційно прийняті три визначення документа, зафіксовані в деяких Державних стандартах (ДСТУ): ДСТУ 2392-94: «Документ — записана інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційної діяльності». ДСТУ 3017-95: «Документ — матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі». ДСТУ 2732:2004:  «Документ — інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.». Ілюстрації: фото свідоцтва про повну середню освіту. Анімація на 3 слайд.

Слайд 3. Заголовок: Що таке бланк службового документа? Текст(розмір: 22 пт): Бланк службового документа – це уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією  і наявним місцем для фіксування змінної інформації.
 Вимоги до тексту документа

Організації, установи, агенції здійснюють діловодство, ведуть документацію, листуються українською мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві можна складати мовою відповідної національної меншини, поряд із державною мовою. Документи, що надсилають закордонним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Основою службового документа є текст - головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Він має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.
Ілюстрації: бланки службових  документів.  Анімація для переходу на 4 слайд.

Слайд 4. Заголовок: Що таке оригінал службового документа?  Текст: Оригінал службового документа - примірник службового документа, що має оригінальний підпис посадової (службової) особи установи. Ілюстрації: фото оригіналів  наказів. Анімація для переходу на 5 слайд.

Слайд 5. Заголовок: Що таке управлінський документ? Текст: управлінський документ - службовий документ, спрямований на виконання установою функцій, що забезпечують її діяльність. До управлінських документів належать організаційно-розпорядчі, первинно-облікові, банківські, фінансові, звітно-статистичні, планові, ресурсні тощо.  Ілюстрації: фото та зразки управлінських документів. Анімація для переходу на 6 слайд.

Слайд 6. Заголовок: Хто відповідає за зміст та якість підготовки документів? Текст: За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах відповідають їх керівники. Ілюстрації: фото та зразки  документів установи. Анімація для переходу на 7 слайд.

Слайд 7. Заголовок: Які характеристики має матеріальний носій документа? Текст: Матеріальний носій інформації управлінського документа, способи та засоби її фіксування повинні забезпечувати збереженість документа протягом визначеного строку його зберігання. Ілюстрації: зразки статутів громадських організацій. Анімація для переходу на 8 слайд.

Слайд 8. Заголовок: Хто є власником управлінського документа?  Текст: Власником управлінського документа є установа, яка створила або отримала цей документ і внесла його до складу документаційного фонду.  Спірні питання щодо права власності на управлінські документи вирішуються у судовому порядку. Ілюстрації: зразки  актів про передачі майна. Анімація для переходу на 9 слайд.

Слайд 9. Заголовок: На якій підставі можна вилучати службові документи з установи? Текст: Вилучення (виїмка) оригіналів службових документів із документаційного та архівного фондів установи має бути тимчасовим(ою) і лише у випадках, передбачених законом. Тимчасовий доступ до документів здійснюється на підставі ухвали слідчого судді, суду в порядку, визначеному Кримінальним процесуальним кодексом України. У разі вилучення (виїмки) оригіналів документів в установі обов’язково залишаються копії цих документів, засвідчені відповідно до пунктів 8, 9 глави 10 розділу II цих Правил, та опис вилучених документів. Вилучені документи надаються безпосередньо особі, визначеній в ухвалі слідчого судді, суду. Документи, вилучені на підставі ухвали слідчого судді, суду, підлягають обов’язковому поверненню установі, але не пізніше ніж через один рік після закриття провадження або винесення судом рішення у справі.

Слайд 10. Заголовок:  Хто має право створювати управлінські документи? Текст: Створювані управлінські документи повинні відповідати правовому статусу установи. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положеннями (статутами) установ, положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями.  Управлінські документи установи за їх назвою, формою та складом реквізитів повинні відповідати уніфікованим формам, які встановлюються національними стандартами, нормативно-правовими актами. Перелік класів управлінських документів визначається Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98, затвердженим наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31 грудня 1998 року № 1024 (із змінами). . Ілюстрації: зразки  формулярів документів. Анімація для переходу на 11 слайд.

Слайд 11. Заголовок:  Хто має право на створення наказу, як розпорядчого документа? Текст: Право на видання певного виду розпорядчого документа (постанови, рішення, наказу, розпорядження) закріплюється у положенні (статуті) установи і зумовлюється правовим статусом установи та порядком прийняття управлінських рішень (на підставі єдиноначальності або колегіальності). В установах, що діють на основі колегіальності, їх керівники мають право приймати єдиноначальні рішення з вузьких питань і видавати в межах своєї компетенції інші види розпорядчих документів. Ілюстрації: зразки  актів про передачі майна. Анімація на 12 слайд.

Слайд 12. Заголовок: Чи вірно, що документ – це доказ для існування певної мети? Текст: Докуме́нт — це базова теоретична конструкція, яка відноситься до всього, що може бути збережене або представлене, щоб служити як доведення або обґрунтування для певної мети. Ілюстрації: фото  документів, що є доказом мети підвищення особи в установі. Анімація  на 13 слайд.

Слайд 13. Заголовок:  Як видаються спільні розпорядчі документи? Текст: Спільні розпорядчі документи установ, що видають однакові за формою документи (постанови, рішення, накази, розпорядження), видаються у відповідній формі. Спільні розпорядчі документи установ, уповноважених видавати різні за формою документи, видаються у формі рішення, яке має правову силу розпорядчого документа кожної установи, що приймає цей документ.  Ілюстрації: зразки  формулярів документів. Анімація для переходу на 14 слайд.

Слайд 14. Заголовок: Як  узгоджуються документи? Текст: Проекти розпорядчих документів, що зачіпають інтереси інших установ, повинні попередньо погоджуватися з ними. У разі розбіжностей до проекту додаються зауваження або суть розбіжностей зазначається у супровідному листі. Ілюстрації: зразки  супровідних листів. Анімація для переходу на 15 слайд.

Слайд 15. Заголовок:  Як скасовуються розпорядчі рішення? Текст: Розпорядчий документ може бути відмінено (змінено, доповнено) лише новим розпорядчим документом. Ілюстрації: фото  документів, що відміняють попередні рішення.  Анімація  на 16 слайд.

Слайд 16. Заголовок:  Як оформляються реквізити документа? Текст: Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати Національному стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003», затвердженому наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55 (далі - ДСТУ 4163-2003).Ілюстрації: фото  протоколів, що фіксують колегіальне рішення.  Анімація  на 17 слайд.

Слайд 17. Заголовок:  Як створюються уніфіковані документи? Текст: З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів установи. Ілюстрації: фото  документів, що уніфіковані формулярами.  Анімація  на 18 слайд.

Слайд 18. Заголовок:  Як створюються неуніфіковані документи? Текст: Установи розробляють бланки документів структурних підрозділів, відокремлених підрозділів та бланки документів посадової особи в тому разі, якщо керівник структурного підрозділу, відокремленого підрозділу чи посадова особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень. На бланках посадових осіб та бланках структурних підрозділів, що не є юридичними особами, не відтворюються зображення гербів, емблем або товарного знака (знака обслуговування).

Вимоги до тексту документа.

Текст документа  - це сукупність речень, об'єднаних у тематичну і структурну цілісність за правилами певної мовної системи.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформлюється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба переділити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.

Текст переділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.

У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

o Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвачила...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться...

o Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

o Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

o Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, з огляду на, на підставі, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку, залежно від. Повторювані в текстах мовні штампи треба видозмінювати, наприклад: відповідно до угоди - згідно з угодою - на виконання угоди, щодо органів виконавської влади -стосовно представників бізнесу.

o Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; На підставі вказівки ...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...

o Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши. ..; Вважаючи...; Користуючись нагодою...

o Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

o Послуговуватися в текстах питомою українською лексикою, уникаючи слів іншомовного походження (синоніми-дублети): бігборд -стенд, екзитпол - опитування на виході, пресинг-тиск, провайдер-постачальник, тренінг-вишкіл, фан- уболівальник тощо.

o Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після опорного слова, вставні слова - на початку речення).

o Називаючи виконавця дії, потрібно вживати двоскладне речення: Верховна Рада ухвалила законопроект; Ви не висловили пропозицій. Форми на -но, - то виражають результативну дію без зазначення її виконавця.

Правильно	Неправильно
Ректор університету підписав наказ про зарахування	Наказ про зарахування підписано ректором університету
Вправу виконано.	Вправу виконано учнями.
Законопроект прийнято (ухвалено)	Законопроект прийнято (ухвалено) Верховною Радою.

Отже, помилковим є вживання у контекстах на -но,-то іменників чи займенників в орудному відмінку, що вказують на виконавця дії.

o Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників, підготувати обґрунтування, координувати роботу. Інфінітив у текстах ділових паперів уживають із суфіксом -ти, а не -ть.

o У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...

o Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

o Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомоги слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...